Per ogni azienda, che si tratti di un’attività di produzione, di un e-commerce o di un piccolo negozio al dettaglio, la gestione del magazzino è un’attività fondamentale. Non si limita all’amministrazione dei flussi dei beni in entrata e in uscita o della gestione degli spazi di stoccaggio, ma comporta anche diverse attività come ad esempio i controlli di sicurezza e manutenzione o la formazione e l’aggiornamento del personale dedicato, e necessita degli strumenti adatti a monitorare in tempo reale il trasporto, la ricezione, gli acquisti, il controllo delle scorte, lo stoccaggio e la distribuzione della merce.
Per questo, anche le imprese più piccole devono essere in grado di effettuare una corretta gestione del magazzino, possibilmente affidandosi a software dedicati e non a documenti improvvisati con fogli di calcolo se non addirittura compilati a mano.
Questa Guida Danea ti spiegherà passo passo come gestire al meglio il magazzino della tua azienda.
Magazzino: definizione e tipologie
Generalmente un magazzino viene definito in base a una o più caratteristiche, ad esempio in base alla tipologia di prodotto (beni deperibili, ricambi, generici…), all’edificio (capannone, seminterrato, cella frigorifera…), al flusso e alla permanenza dei materiali (magazzino intermedio, deposito, hub distributivo), alla posizione geografica (hub centrale, regionale o di transito) e al grado di automazione (manuale, semi-automatico, automatico).
In ogni caso, si tratta sempre e comunque di una struttura logistica attraverso cui un’azienda è in grado di ricevere, conservare e distribuire le merci. Attraverso il magazzino vengono infatti gestiti i flussi di merce in entrata (articoli ricevuti dai fornitori o dai centri di produzione) e quelli in uscita (referenze inviate alla produzione o alla vendita).
Il magazzino non è quindi un deposito merci, ma una struttura in cui attrezzature di stoccaggio e movimentazione, risorse umane specializzate e apparati gestionali e logistici concorrono congiuntamente nel coordinare i flussi di entrata e di uscita dei prodotti.
Ogni tipologia di business avrà comunque uno o più magazzini in base alle proprie esigenze e ai propri obiettivi. Possiamo distinguere le seguenti tipologie:
• Magazzino in conto proprio
È il tipico magazzino interno all’azienda in cui sono raccolte materie prime in arrivo e dove vengono sistemati i prodotti in attesa di essere spediti o di completare la lavorazione. A ogni articolo presente è solitamente associato un codice articolo con descrizione, quantità e informazioni sull’area del magazzino in cui si trova.
• Magazzino in conto terzi
È un magazzino di proprietà e in gestione a operatori specializzati esterni all’azienda che in genere si incaricano anche della spedizione e del trasporto merce.
• Magazzino doganale
È una struttura pubblica sotto il controllo della dogana e gestito prevalentemente da società autorizzate. In questa struttura vengono normalmente sistemate le merci in arrivo da Stati non appartenenti all’area di libero scambio dell’Unione Europea in attesa delle operazioni doganali di routine.
• Magazzino mobile
Si tratta di un deposito di carattere temporaneo che aiuta le aziende ad affrontare particolari emergenze. È una soluzione logistica senza opere murarie e, come tale, può essere resa disponibile in tempi relativamente brevi con la costruzione di capannoni e coperture con elementi in acciaio e pvc.
Gestione del magazzino: le fasi chiave
Dopo aver definito le principali tipologie e relative finalità di magazzino, è giunto il momento di illustrare quali sono le fasi chiave indispensabili per una corretta gestione di una struttura di stoccaggio e movimentazione merci. Queste fasi sono fondamentali per gestire qualunque tipo di magazzino, da quello della piccola attività al dettaglio fino al grande hub distributivo.
Fase 1: Documenti di gestione del magazzino
I documenti sono la croce che ogni impresa deve portare, ma sono necessari ai fini fiscali o simili e un’utilissima fonte di informazioni che, se sfruttate a dovere, aiutano a migliorare l’organizzazione di magazzino.
I documenti necessari alla basilare gestione del magazzino sono:
- Documento di trasporto o DDT: è il documento accompagnatorio e obbligatorio per legge per il trasporto delle merci, che ha sostituito la vecchia “bolla d’accompagnamento”. Deve riportare una serie di dati specifici, tra cui il numero progressivo, la data di consegna, le generalità dei soggetti coinvolti e quelle di eventuali soggetti terzi coinvolti nel trasporto, la natura, la qualità e la quantità dei beni oggetto del trasporto. Nel caso di cessione di beni, al DDT deve seguire la relativa fattura. Questo documento può essere eventualmente sostituito dalla fattura accompagnatoria, un documento ibrido tra DDT e fattura che viene generalmente emesso quando vi è una cessione di beni che devono essere trasferiti presso il cliente. La fattura accompagnatoria deve riportare le stesse informazioni contenute in un DDT, oltre a tutti gli elementi previsti dalla normativa IVA con i relativi riepiloghi per aliquota contenuti in una normale fattura.
- Fatture di acquisto e vendita: necessarie, oltre che per gli adempimenti fiscali, per tutti i conteggi e le operazioni di carico e scarico dei prodotti a magazzino. Nel caso di realtà più strutturate le fatture saranno gestite dall’amministrazione, mentre il magazzino emetterà esclusivamente DDT.
- Inventario: è la lista aggiornata di tutti i prodotti in magazzino e del loro valore, indispensabile tra l’altro per monitorare la situazione delle scorte. Una piccola attività può creare un inventario con Excel, ma va tenuto conto che questa soluzione, seppur economica, può risultare poco efficace se non addirittura controproducente, comportando infatti un elevato rischio di errore.
- Distinta base di produzione: è la lista dei materiali e dei componenti necessari alla realizzazione di un determinato prodotto, utilizzata in fase di progettazione, produzione e assemblaggio del prodotto finito e pronto per essere commercializzato e per gestire gli approvvigionamenti evitando eccessi di giacenze in magazzino.
- Ordini o comande: è opportuno tenere sempre sotto controllo gli ordini e le comande dei clienti, in modo di poter garantire sempre un servizio efficiente e puntuale. Una gestione superficiale degli ordini può compromettere il rapporto con un cliente, che quindi potrebbe decidere di rivolgersi a un altro fornitore.
Ti potrebbe tornare utile anche qualche consiglio:
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Controlla sempre che il DDT o la fattura accompagnatoria coincidano con la merce arrivata: è noioso, ma sempre meno impegnativo che cercare di aver ragione sul vettore o sul fornitore nel caso di errore e avendo già accettato la merce.
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Fai l’inventario con scadenze fisse e frequenti se possibile. Approfondiremo l’argomento nel capitolo dedicato all’inventario.
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Coordina arrivi e partenze della merce dal e verso il magazzino, in modo che le attività scorrano senza problemi. Se hai abbastanza spazio dividi le due aree di arrivo e partenza. Prendi in considerazione anche i turni o le attività del personale addetto!
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Agisci rapidamente in caso di merce danneggiata o mancante: è fondamentale essere tempestivi nel segnalare un cartone danneggiato o un articolo mancante, pena subire il danno senza poter vantare alcun credito.
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Valuta l’utilizzo di software: per fortuna esistono diversi programmi, che permettono di gestire tutti documenti in pochi clic e di amministrare il magazzino in modo semplice, rapido e attento. (noi ovviamente ti consigliamo Easyfatt come per software per gestione magazzino 😉 ).
Fase 2: Logistica di magazzino
Secondo la definizione data dall’AILOG (Associazione Italiana di Logistica), con logistica s’intende:
l’insieme delle attività organizzative, gestionali e strategiche che governano nell’azienda i flussi di materiali e delle relative informazioni dalle origini presso i fornitori fino alla consegna dei prodotti finiti ai clienti e al servizio post-vendita (fonte: Wikipedia).
Il termine, quindi, racchiude tutte le operazioni relative alla movimentazione efficiente di prodotti, dove per movimentazione si intende anche quella relativa all’approvvigionamento delle materie prime e dei componenti e/o ricambi, al loro stoccaggio all’interno del magazzino aziendale e, nel caso di aziende di ampie dimensioni, al rifornimento dei prodotti necessari ai vari reparti. Una logistica efficiente permetterà di rispettare i budget stabiliti, occupandosi anche dell’imballaggio delle merci e della sua distribuzione nei tempi previsti, attraverso la rete di rivenditori.
In sintesi, si possono definire 4 processi che costituiscono la cosiddetta Logistica Integrata.
- Logistica in entrata
Definisce tempi, costi e risorse sulla base di tutti i fattori produttivi (risorse finanziarie, umane, materiali e immateriali) essenziali all’intera filiera produttiva e interconnessi tra loro. - Logistica interna
Riguarda tutte le operazioni necessarie alla connessione dei vari fattori produttivi, organizzandoli e gestendoli in modo che la distribuzione sul mercato non incida sul bilancio aziendale e sulla qualità dei prodotti. Nel mondo dell’e-commerce, ad esempio, questa funzione viene svolta dalla blockchain, indispensabile per garantire la tracciabilità del prodotto. - Logistica distributiva (logistica dei trasporti)
Si occupa della distribuzione delle merci in base agli accordi tra l’azienda e il cliente, in modo da raggiungere il mercato di riferimento rispettando quantità e qualità di prodotto ordinate, modalità (es. confezionamento) e tempistiche concordate e ottimizzando i costi. Può essere gestita internamente o affidata a conto terzi. - Logistica di ritorno
È il processo logistico relativo al recupero dei resi, risalendo a ritroso la movimentazione delle merci ritrasportandole fino all’azienda originaria, a un centro di ricollocamento secondario (es. outlet) o a un centro di smaltimento.
Il processo relativo al recupero dei resi, del loro trasporto e dello smistamento. Un percorso a ritroso che movimenta i prodotti dalla loro destinazione finale a un punto della catena di distribuzione che può coincidere con l’azienda originaria o un altro nodo del network, come un punto di ricollocamento secondario (outlet) o un centro di smaltimento dedicato.
Il tasso di rotazione del magazzino è un indice molto importante da tenere in considerazione. Per rotazione si intende quanto tempo ci si mette a “consumare” tutto il magazzino e “riempirlo” di nuovo. È evidente che ci saranno, all’interno di un magazzino, degli articoli ad alta rotazione, cioè che vengono comprati e venduti spesso, e articoli a bassa rotazione, che rimangono a magazzino per mesi.
È importante conoscere e anche cercare di prevedere la rotazione che ha un articolo. Un primo consiglio è cercare di limitare i prodotti che hanno bassa rotazione (e renderli disponibili solo su ordinazione). Poi è bene mettere vicini alle partenze i prodotti con alta rotazione e lasciare nei posti meno accessibili gli articoli con meno rotazione.
Da tale complessità risulta pertanto evidente come l’organizzazione logistica debba essere associata a una strategia di sviluppo basata su obiettivi realistici e concrete azioni di ottimizzazione. Una gestione di magazzino ordinata ed efficiente può abbattere fortemente i costi di stoccaggio e i tempi di movimentazione, a vantaggio dell’azienda e dei suoi clienti.
Leggi anche l’articolo di Danea sulla gestione della logistica
Fase 3: Movimentazione di magazzino
La movimentazione di magazzino serve a tenere sotto controllo i movimenti dei beni in giacenza, rilevando le merci in entrata e in uscita per poter conseguentemente gestire gli acquisti e le scorte. È fondamentale per controllare eventuali uscite non documentate e per tutte le operazioni di contabilizzazione e del magazzino e per valutarne l’effettivo valore.
Si occupa quindi dei movimenti di entrata (carico) e di uscita (scarico) del magazzino, funzionando quindi in coordinamento con la logistica.
Oltre ai movimenti in entrata e in uscita, ci sono alcuni movimenti definiti non ordinari, riferiti ad esempio a beni da eliminare perché deteriorati, obsoleti, danneggiati o comunque inutilizzabili, omaggi e cessioni gratuite o a titolo di sconto, residui e scarti di lavorazione, ed
errori di rilevazione con le relative operazioni di storno.
Ogni singola movimentazione di magazzino deve essere registrata per legge e ogni dato conservato e reso disponibile per qualsiasi attività di controllo, attraverso documenti ben specifici. I beni in entrata, ad esempio, a seconda della tipologia di prodotto dovranno sempre essere accompagnati dall’ordine e conferma di acquisto e da un DDT o da una fattura accompagnatoria.
I beni in uscita, invece, dovranno essere registrati in base alla conferma d’ordine da parte del cliente, DDT o fattura accompagnatoria.
Per approfondire la movimentazione del magazzino: leggi la guida di Danea “Carico e scarico magazzino“
Altrettanto importante per tenere sotto controllo la movimentazione delle merci a magazzino è l’uso corretto di etichette e codici a barre, indispensabili per velocizzare le attività e ridurre il margine di errore. Le etichette vengono utilizzate per dividere corsie e scaffali, assegnando così a ogni prodotto una posizione indicata da precise coordinate (es. corsia 1, posizione A-3).
Assegnando a ogni articolo un codice a barre univoco, invece, questo verrà identificato e, grazie all’utilizzo di un software gestionale di magazzino, riconosciuto, catalogato e tracciato. Generalmente gli articoli in entrata sono già etichettati con un codice a barre, altrimenti il gestionale ne creerà uno di volta in volta. Il codice a barre viene letto da dei semplici lettori che consentono di identificare immediatamente l’articolo. Questo consente anche di contabilizzare gli articoli venduti – esattamente come succede al supermercato – evitando così il rischio di errori e aggiornando automaticamente le giacenze di magazzino.
Per ulteriori informazioni sulle tipologie e sull’utilizzo dei codici a barre: leggi l’articolo “Gestione del magazzino con codice a barre“
Fase 4: Inventario di magazzino
L’inventario è l’elenco dettagliato di tutti gli articoli presenti in magazzino, opportunamente classificati in categorie e assegnando a ciascuno il rispettivo valore. Il valore totale risultato da quello della somma di tutti i beni registrati nell’inventario andrà poi iscritto nel bilancio dell’azienda, rappresentando una voce di costo che influisce sul risultato di esercizio.
Per questo motivo, l’inventario viene effettuato almeno una volta all’anno, in genere entro il 31 dicembre, in sede di chiusura dell’esercizio.
La gestione dell’inventario va svolta in maniera attenta e rigorosa, in quanto eventuali errori possono compromettere l’intero processo di lavoro in magazzino, impattando sulla sua organizzazione.
Tra gli obiettivi principali dell’inventario di magazzino possiamo citare:
- individuare eventuali problematiche, come ad esempio prodotti deteriorati, merci danneggiate, articoli mancanti o ordini inevasi;
- pianificare i riordini dei prodotti in esaurimento;
- verificare le giacenze di articoli obsoleti o a scarsa rotazione, che quindi occupano spazio inutile in magazzino con relativo spreco di costi di stoccaggio;
- correggere incongruenze dovute a errori umani o di sistema che andrebbero a creare problemi in sede di bilancio;
- classificare gli articoli in base al loro successo di vendita e adottare adeguate strategie per ottimizzare il business aziendale, ad esempio investendo nei prodotti a più alta rotazione;
- scoprire furti o ammanchi di merce.
L’inventario di magazzino può essere effettuato con periodicità differenti: annuale, mensile oppure in modo continuativo. La definizione delle tempistiche dipende dalle esigenze dell’attività, anche se è meglio prediligere la cadenza mensile o trimestrale, così da avere le giacenze sempre sotto controllo.
Per ulteriori dettagli, leggi l’approfondimento sull’inventario di magazzino, con i 5 consigli per eseguirlo al meglio.
L’inventario è un’operazione di vitale importanza per l’azienda e quanto sia indispensabile che venga svolto nel modo più accurato possibile.
Per questo, al giorno d’oggi, nemmeno l’attività commerciale più piccola può più permettersi di tenere un inventario cartaceo.
Come fare, allora, per tenere un inventario? Le soluzioni sono essenzialmente due:
- Inventario con fogli di calcolo (Excel)
Excel è un programma conosciuto e utilizzato dalla maggior parte delle aziende, che mette a disposizione anche modelli e template dedicati alla gestione dell’inventario. Per la sua facilità di apprendimento e in virtù dei modelli preimpostati, può essere una valida soluzione per la gestione di un piccolo inventario, pur comportando alcuni rischi, tra cui: la possibilità di commettere errori nell’inserimento dei dati, la difficoltà a rintracciare eventuali anomalie e il pericolo di perdita dei dati.
Per scoprire come creare un inventario di magazzino con Excel, ma anche per comprendere i rischi di questo strumento: leggi l’articolo “Inventario magazzino con Excel: come si fa e quali rischi comporta“
- Software gestionale
L’alternativa ai fogli di calcolo è data dall’utilizzo di un software gestionale sviluppato specificatamente per la gestione dell’inventario.
Tra i principali vantaggi possiamo indicare: la riduzione del lavoro manuale (con conseguente riduzione del margine di errore umano), l’accesso e monitoraggio in tempo reale di tutti i dati e la possibilità di generare report e statistiche grazie all’aggregazione dei dati.
Un programma come ad esempio il gestionale di magazzino Danea Easyfatt è in grado di aggiornare automaticamente le disponibilità di magazzino con i movimenti di carico e scarico, e di restituire l’inventario in tempo reale, in cui, per ogni prodotto, vengono indicate quantità in giacenza e valori aggiornati. inoltre, può offrire ulteriori funzionalità, tra cui fatturazione, fatturazione elettronica, preventivazione, vendite, acquisti e pagamenti.
Fase 5: Gestione delle scorte
Quando si parla di scorte di magazzino, ci si riferisce alle quantità di materiali (materie prime, semilavorati, componenti, prodotti in lavorazione o prodotti finiti) presenti nel magazzino in un preciso momento.
Una corretta gestione delle scorte assicura la continuità dei processi di trasformazione, distribuzione o vendita diretta, permette di affrontare eventuali cambiamenti della domanda del prodotto, garantisce una maggior flessibilità e tutela da variazioni e imprevisti nelle tempistiche di consegna dei materiali in arrivo.
Inoltre, permette di ottimizzare la quantità di merce in magazzino, evitando da un lato l’eccessiva giacenza dei prodotti, e dall’altro il rischio di rimanere “out of stock” (senza prodotti).
Si possono distinguere le scorte:
- Funzionali: sono le scorte che assicurano la continuità di evasione degli ordini, indispensabile per garantire la soddisfazione dei clienti e quindi la profittabilità dell’azienda, essenzialmente si tratta del livello normale di fabbisogno per garantire il lavoro ordinario.
- Di sicurezza: il livello minimo di scorte necessario a evitare di trovarsi con un determinato articolo esaurito in magazzino o nel punto vendita. Quando si arriva a questo livello si raggiunge il punto di riordino, ovvero la necessità di riordinare tempestivamente una nuova fornitura di merce per non lasciare sguarnito il magazzino.
- Di ciclo: quando si ha un accumulo di merce superiore al reale fabbisogno, al fine di ottenere vantaggi nel prezzo di acquisto, come ad esempio uno sconto quantità da parte di un fornitore.
- Speculative: servono a far fronte alle oscillazioni di prezzo di merce e materiali, e a sfruttarle a proprio favore per aumentare il profitto. Se ad esempio si prevedono aumenti di prezzo di un determinato materiale (oppure è in momento di stagionalità bassa e quindi prezzo favorevole), può essere conveniente creare una scorta speculativa accumulando quella merce prima che il suo prezzo aumenti, risparmiando così nell’acquisto e aumentando il profitto rivendendolo poi a un prezzo maggiorato.
- Stagionali: accumulate durante i periodi di scarsa domanda e utilizzate quando questa aumenta. Pensiamo ad esempio agli addobbi natalizi o ai climatizzatori, la cui domanda presenta un picco in determinati periodi dell’anno, mentre per il resto del tempo la richiesta è bassa o addirittura nulla.
- Inattive: date da prodotti o materiali obsoleti o comunque non più vendibili, che occupano inutilmente spazio in magazzino, traducendosi così in uno spreco.
I tempi di giacenza in magazzino dipendono anche dalla tipologia dei beni stoccati, per cui nel caso di scorte deperibili o con scadenza (es. generi alimentari o farmaci) il tempo sarà necessariamente limitato, mentre le scorte non deperibili avranno un ciclo di vita maggiore e potranno essere conservate anche per lunghi periodi.